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Meetings optimieren

von Marcus Knill


Meetings sind notwendig. Bei ungenügender Vorbereitung oder fehlender Moderation sind Sitzungen oft eine Quelle der Unzufriedenheit. Was kann man tun, damit Meetings Ergebnisse bringen?

Sitzungen



"Viele gehen hinein und wenig kommt heraus!"

So lautet eine der vielen bösartigen Bemerkungen, wenn es darum geht, die Sitzungsmentalität in unserem Land zu beurteilen. Oder:

"Das Einzige, was dabei herausgekommen ist, sind die Leute, die hineingegangen sind."

Sitzungen sind notwendig, aber sie bleiben allzu oft eine Quelle der Unzufriedenheit. In der Praxis sind Meetings:
  • zu häufig
  • zu chaotisch
  • die Resultate sind unbefriedigend
  • vor allem zu lang
Alle kennen die ausufernden Diskussionen zwischen konkurrierenden Mitarbeitern oder die "Vielschwätzer".
Längst möchte man weiterarbeiten, hätte Dringenderes zu erledigen; doch der Leiter weiss nicht, was Leiten heisst. (Siehe dazu das Kapitel "Teamsitzungen leiten" - in: K. Kunert, M. Knill "Team und Kommunikation" Sauerländer)
Wir erleben immer wieder, dass leitende Personen lange Sitzungen geniessen, da sie dort ihre dominante Position auskosten können. Die Teilnehmenden tragen oft dazu bei, dass Sitzungen viel zu lange dauern, denn sie können während der Arbeitzeit zuhören, wie andere reden.
Das Bedürfnis nach gemeinsamem Zusammensein, Gedankenaustausch, zu plaudern und miteinander zu reden ist ein menschliches Grundbedürfnis (Beispiel: "Stammtischgespräche"). Doch sind Sitzungen keine Erholungsveranstaltungen.

In einem Büro haben wir folgenden Spruch gelesen:


Sind Sie einsam?
Arbeiten Sie allein?
Treffen Sie ungern Entscheidungen?
Dann machen Sie doch eine Sitzung!!
Sie können dann sehen, wie andere Leute in Ruhe schlafen,
Entscheidungen verschieben,
sich wichtig fühlen,
ihre Kollegen beeindrucken oder langweilen.
und all dies während der Arbeitszeit.
Sitzungen sind die praktischste Alternative zur Arbeit!

Es muss immer berücksichtigt werden: Jede Konferenzstunde kostet Hunderte von Franken!
Die Grundsatzfrage lohnt sich vor jeder Einladung:

Ist das Meeting überhaupt notwendig?

Das Marktforschungsinstitut Demoscope führte 1998 zwei Umfragen (bei 301 bzw. 428 Deutschschweizer Führungskräften) zur Thematik "Sitzungen" durch. Dabei kam es trotz des Bedürfnisses nach Gemeinsamkeit zu folgenden ernüchternden Einschätzungen:
Zwei Drittel der Befragten fanden, es gebe generell zu viele Meetings. Auch bei der eigenen Firma fand dies noch ein Drittel der befragten Manager. Ein grosser Teil der Befragten war mit dem Ergebnis der Sitzungen unzufrieden. Es wird angenommen, dass viele Führungskräfte die Hälfte ihrer Arbeitzeit gezwungenermassen in Meetings, Sitzungen, Besprechungen verbringen. Untersuchungen der Minolta Studie von Dr. Robert Dekena und Dr. Klaus Hörning stellten fest, dass Meetings 30% der Arbeitszeit binden. Dieser Aufwand ist nur dann gerechtfertigt, wenn bei Meetings gute Ergebnisse herauskommen.

Beurteilung von Sitzungen (1999 Minolta Studie)

Methodische Unterstützung
Dauer der Sitzungen
Qualität der Unterlagen
Verbreitung der Ergebnisse
Technische Unterstützung
Qualität der Ergebnisse
Häufigkeit
Leitung, Moderation
eamkoordination
Information über Ergebnisse
Vorbereitung und Raum
Auswahl der Teilnehmer
Positiv Mittel Negativ keine Angabe

Quelle: Medien für Meetings, Minolta Studie zur Doumentarlogistik, 1999


Es lohnt sich, der Frage nachzugehen, was getan werden kann, um Meetings zu optimieren. Es gibt bewährte Regeln, die helfen, unnötige Meetings zu vermeiden und die Effizienz von Sitzungen zu erhöhen.


1. Sitzungsdauer beschränken

Bei der Sitzungsdauer gehen die Meinungen von Fachleuten auseinander:
  • Zwei Stunden lautet die gängige Antwort
  • Höchstens 1 1/2 Stunden (meint Unternehmensberater Rudolf Mühry)
  • Eine Sitzung darf auch einmal länger dauern (findet Kommunikationstrainer Guido Stalder)
Wir vertreten die Meinung, die Endzeit des Meetings müsste am Anfang bekannt gegeben werden. Gibt es einmal eine Marathonsitzung, ist nach 1 1/2 Stunden unbedingt eine Pause einzuschalten. Es lohnt sich, die Teilnehmenden bereits zu Beginn eines Meetings zu fragen, wann sie selbst am liebsten fertig sein möchten. Damit wird die Sprechdisziplin sicherlich erhöht.

Endlose Meetings sind out!



2. Den richtigen Zeitpunkt für das Meeting finden

Ein Sitzungstermin sollte nicht am Montagmorgen oder am Freitagabend angesetzt werden. Günstig ist der Dienstagmorgen um ca. 0900 Uhr. Denn am Morgen werden überall zuerst die Post und Emails geöffnet und am Abend sind die Leute mental bereits abwesend.
Generell sind deshalb die Vormittagsstunden besser. Sitzungstermine werden von Leitern mitunter als Geheimwaffe genutzt. Die Taktik ist verbreitet, Sitzungen immer dann anzusetzten, wenn der Gegner in den Ferien weilt oder wenn er abwesend ist. Leute, die zuviel reden, werden oft zu Protokollschreibern "verknurrt". Sie sind dann mit Schreiben beschäftigt und reden weniger.


3. Sitzungen müssen ein Ziel haben

Vielen ist nicht klar, weshalb man zusammenkommt.
Testen Sie jedes Meeting mit der Frage: "Was würde geschehen, wenn die Sitzung gar nicht stattfände?" Routinesitzungen sind meist ebenso überflüssig, wie Sitzungen um der Sitzung willen. (Meetings als Selbstzweck) Es gibt Vereine, die froh sind, dass man sitzen kann. "Wir haben wenigstens miteinanderreden können", heisst es dann lakonisch. Es geht nicht an, dass wir einfach zum Sitzen verurteilt werden; nur, weil ein Vorgesetzter Sitzungen liebt. (Verhängnisvoll sind hohe Sitzungsgelder bei Behörden!)
Mitarbeitende dürfen nicht zusammengetrommelt werden, nur um ihnen mitzuteilen, wie der neueste Entwicklungsstand der Dinge ist. Es gibt das Intranet und die Möglichkeit, Mitarbeiter via Emails zu informieren. Sitzungen nur als Kontrollinstrument zu nutzen (Stand der Projekte in Erfahrung zu bringen), dürfte es nicht mehr geben. Jedes Meeting muss ein messbares Ziel haben.


4. Vorbereitung ist nicht alles, aber sie hilft, Zeit zu sparen

Wir kennen eine politische Behörde im Kanton Graubünden, die von jedem Behördenmitglied verlangt, vor der Sitzung die Unterlagen im Sitzungszimmer eingehend zu studieren. Wer bei einem Traktandum etwas sagen möchte, trägt sich ein. Wer mit einem Antrag einverstanden ist, notiert dies ebenfalls. Der Vorteil dieses Vorgehens ist ein enormer Zeitgewinn. Weshalb? Viele Traktanden sind im Nu ad acta gelegt, vor allem dann, wenn alle einverstanden sind. Die Diskussionen sind dank dieser Vorbereitung viel effizienter. Diese Behörde bewies, dass durch den Vorbereitungszwang in kürzerer Zeit viel mehr erledigt werden kann, ohne oberflächlicher zu arbeiten.
Wir haben durch Umfragen auch erfahren, dass sich in verschiedensten Institutionen viele Sitzungsteilnehmer über die schlampige Vorbereitung ärgern. Zur Vorbereitung gehört auch das Einplanen des Rhythmuswechsels:

Langes Traktandum - kurzes Geschäft - längeres Traktandum.

Endloses Debattieren ist und bleibt stets ein Horror.


5. Moderieren kann gelernt werden

Eine Sitzungsleitung muss den Mut haben, einen Vielschwätzer zu unterbrechen. Die Redezeitbeschränkung ist eine sinnvolle Massnahme. Leider kennen viele die Spielregeln nicht, die bei Teamsitzungen gelten. Die Anwesenden müssen immer ins Bild gesetzt werden:
  • Wird jetzt nur diskutiert?
  • Geht es um eine Information oder um einen Meinungsbildungsprozess?
  • Wird ein Resultat oder ein Entscheid erwartet?
Das Leiten von Sitzungen ist eine erlernbare Kunst. Organisationsberaterin Elisabeth Anderegg formulierte es so:


"Wer es schafft, dass alle das gesagt haben, was sie sagen wollten, und das erst noch in zwei Stunden, der darf mit seiner Vorbereitung sicher zufrieden sein."



6. Die Medien zur Visualisierung nutzen

Die Visualisierung situationsgerecht und in der angemessenen Dosierung einzusetzen, ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei Meetings. Oft wird vergessen, dass wir auch mit Worten visualisieren können.
Bei Hospitationen und Supervisionen stellten wir immer wieder fest, dass vor allem in folgenden Bereichen "gesündigt" wird:
  • Bei der Informationsdichte (Dosierung/Informationsfülle)
  • Wesentliches wird nicht hervorgehoben. Die Powerpoint Präsentationen enthalten zwar Gags, werden aber nicht verstanden.
  • Folien sind nicht lesbar und mit Informationen überladen.


Link zum Thema:




7. Teilnehmende rhetorisch schulen

Wir vertreten nicht die Meinung, dass nur die Leitung geschult werden sollte. Wenn ein Team gelernt hat, sich kurz, konkret und verständlich auszudrücken, wird die Sitzung zwangsläufig besser. sind alles Bausteine, die genau so bekannt sein sollten wie:
  • der Aufbau eines Votums
  • das aktive Zuhören
  • frei reden zu können
sowie die Grundlagen der Moderationstechnik.


8. Umgang mit schwierigen Sitzungsteilnehmern

Wer viele Stunden nutzloser Zeit in überflüssigen Meetings vertun muss, ärgert sich doppelt, wenn er sich dabei noch mit Selbstdarstellern und Profilierungskünstlern herumzuschlagen hat. Es ist durchaus möglich, sich ein handfestes Handwerkszeug und erprobte Methoden im Umgang mit schwierigen Typen zu erwerben, damit wir uns nicht noch zusätzlich nerven lassen müssen.

Links zum Thema:




9. Zeitfaktor berücksichtigen

Das Zeitmanagement bei Meetings ist etwas vom Zentralsten; zumal die langen Sitzungen am meisten beanstandet werden.
Die häufigsten: Faktoren, die bei Sitzungen zu unnötigem Zeitverlust geführt haben: (Die Liste basiert auf unseren Erkenntnissen aus den Bereichen: Sitzungen bei teilautonomen Schulen, Spitäleren, Geschäftleitungssitzungen, Banken, Parteien und öffentlichen Institutionen.)
  • Keine klaren Zielsetzungen
  • Unzureichende Vorinformation
  • Unpünktlicher Beginn des Meetings
  • Ständig wechselnde Prioritäten
  • Keine planmässige Struktur (Traktanden)
  • Unentschlossenheit
  • Gesprächsleiter stoppt die Langredner nicht
  • Man will über alle Fakten orientiert sein
  • Den roten Faden verlieren (unnötige Diskussionen über Privates) Abschweifen von der Tagesordnung
  • Unterbrechungen , durch Störungen - Telefon - Leute die hineinschauen - Es kommt zu Unterbrechungen
  • Teilnehmende, die nicht mehr gebraucht werden, müssen bis zum Schluss ausharren
  • Zu viele Privatgespräche
  • Zu laut
  • Zu rauchig
  • Aussagen sind unklar
  • Zu lange Voten
  • Technische Geräte funktionieren nicht
  • Konferenz dauert länger als angekündigt
  • Am Schluss ist unklar, wer was machen muss


Links zum Thema:




10. Deshalb Spielregeln einführen, um die Krankheit "Konferitis" zu vermeiden:

Sprechzeit auf 60 Sekunden - noch besser auf 30 Sekunden beschränken. Ausnahme: Präsentationen, längere Informationen. Doch wenn Sie eine ein Uhr aufhängen und die 30 Sekundenregel einführen, müssen Sie sich auch daran halten. Alle haben dadurch die gleiche Chance, sich zu äussern. Sie kommen chneller auf den Punkt.
Die wenigsten denken an diese naheliegendste Möglichkeit, Kosten zu sparen:

"Weniger lang reden!"

  • Wortkarge Teilnehmer sollten Sie persönlich ansprechen
  • Anderseits Quertreiber zur Ordnung rufen
  • "Menschen ohne Kompetenzen gehen gern auf Konferenzen", scherzt der Volksmund.
Deshalb müssen die Entscheidungsfindungsprozesse eingeübt werden, weil zu oft einfach geredet, geredet, geredet wird, obschon nichts zu sagen ist. Es darf nicht das Gefühl aufkommen, das wir aus der Schulzeit kennen:
  • Man muss während des Unterrichts nicht zuhören
  • kann Männchen malen
  • oder den Kugelschreiber zerlegen.
Die Unsitte der endlosen Wiederholungen gilt es abzustellen.
  • "Wie ich Ihnen schon gesagt habe..." (Unnötige Wiederholungen)
  • Routinemeetings müssen wir abschaffen
  • Intriganz, Rachsucht, Neid dürfen an Meetings nicht zelebriert werden. Die Sitzung ist keine Seifenoper. Robert Musil sagte einmal:

    "Die Konferenz ist ein Ort, wo sich Misstrauen aller gegen alle zum Gemeinschaftsgefühl steigert."

  • die Sitzung muss dem Zugriff der Aussenwelt entzogen werden:
    • Handys schweigen
    • Telefonate werden nicht durchgestellt
    • Gäste sind nicht die Norm
Wer diese Spielregeln nicht nur einführt, sondern auch durchsetzt, verhindert, dass Sitzungen zu stammtischähnlichen Runden verkommen oder als Therapiestunden genutzt werden.
Besprechungen haben in jeder Institution einen grossen Stellenwert und können immer eine Chance sein, vorausgesetzt, dass ....
So gesehen, müssen Meetings nicht abgeschafft werden.

Fazit: Sie können auch ohne teure Berater Ihre Meetings optimieren. Machen Sei nachfolgenden Check und beginnen Sie sofort damit, Negativpunkte auszumerzen. Punkt um Punkt. Der Erfolg ist rasch spürbar.




Checkliste: Was läuft nicht rund an Sitzungen?

  Die Dauer des Meetings wurde nicht im voraus bekanntgegeben
  Das Meeting dauerte mehr als 1 1/2 Stunden ohne Pause
  Die Traktandenliste ist unklar
  Für wichtige Geschäfte fehlen Unterlagen
  Das Ziel ist unklar (Worum geht es? Was sollen wir erreichen?)
  Der Leiter ist nicht vorbereitet (muss improvisieren)
  Es mangelt an konsequenter Führung
  Gehässigkeiten lähmen die Diskussionen
  Es hat Teilnehmer, die nicht anwesend sein müssten
  Es gibt Teilnehmer, die dominieren und immer das Wort an sich reissen
  Anstatt zuzuhören und Sachverhalte entgegenzunehmen wird sofort kritisiert
  Verschiedene Geschäfte hätten via Mail, Telefon, oder bilateral bearbeitet werden können.
  Beim Protokoll fehlt der Hinweis, wer was bis wann zu erledigen hat



Tips ( Senden Sie uns Ideen oder Tips für Meetings).



Pinnnen sie bei jedem Meeting ein leeres Blatt an die Wand- mit dem Titel "spontane Einfälle". Darauf dürfen gute Einfälle lautlos notiert werden. Weil gute Einfälle und Anregungen nicht auf Knopfdruck entstehen und der Ablauf nicht dauernd unterbrochen werden kann, können dank diesem Blatt die Einfälle später diskutiert werden.



Weshalb nicht einmal eine Umkehrung der "Sitzung"? Machen Sie eine "Stehung"! Versuchen Sie einnmal zur Abwechslung eine Sitzung stehend durchzuführen. Wie in der Cafeterie brauchen Sie dazu lediglich einen Stehtisch. Dies belebt die Gesprächsrunde und das Meeting wird kürzer.



Sie können Besprechungen mit einem Symbol zielorientierter durchführen. Wehalb nicht diesen Gegenstand mitten in die Runde stellen? z.B eine Pflanze, wenn es um die Entwicklung eines Projekte geht, eine STOP-Tafel, wenn kürzere Beiträge erwünscht sind. Lassen Sie ihrer Kreativität freien Lauf.



Nehmen Sie eine Sitzung mit Tonband auf. Jeder muss seinen Beitrag nachher für sich abhören.
  • Zeitdauer (richtig geschätzt?)
  • Ist die Kernaussage verständlich formuliert und auf den Punkt gebracht?
  • Aufbau des Votums (Einleitung/ Darlegung / Schluss)
  • Sonstiges (Stimme, Verständlichkeit, Modulation)
Es lohnt sich auch, von Zeit zu Zeit eine Sitzung mit einer Videokamera zu supervisionieren.



Rolf C. Müller in "personal info" vom 1. April, 2002: "Sitzitis"
Sie kenne die Situation. Ein Problem steht an. Man sucht nach Lösungen. Man zögert, scheut einen mutigen Entscheid. Man nimmt urdemokratisch Rücksicht: "Diese und jenen müssten wir doch auch noch fragen. " Wir sind ja alle so nett. Kurz: Eine Kommission wird gebildet und eine Sitzung wird festgelegt. Eine, zwei, viele, viele. Gebe zu Protokoll: Ich bin ein Sitzungsgegner, aber ein Besprechungsfreund. In unserer Gesellschaft sitzt man zu viel und bespricht zu wenig. Wir leiden and "Sitzitis". Ehrlich: Sitzungen mit mehr als vier Personen verlaufen zumeist harzig und unergiebig. Machen Sie die Probe aufs Exempel. Schauen Sie sich bei einer Grosssitzung mal disket um. Weil sich nie alle vom Problem direkt angesprochen fühlen, ergibt dies folgendes Bild: Man blättert in Akten, die eh veraltet sind; man zeichnet Strichmännchen; man denkt an alles, nur nicht ans Thema; der Rücken schmerzt, der Kopf brummt - schlechte Luft im Sitzungszimmer! Und die Sitzung dauert und dauert. Irgendwann fühlt man sich leicht frustriert und zugleich erschöpft. Und zum Schluss noch dies: Das wichtigste einer Sitzung ist der naächste Sitzungstermin. Da capo al fine. Besprechungen aber sind eine herrliche Sache. Zu dritt auf den Punkt kommen. Je weniger Leute, desto mehr engagiert man sich. Man fühlt sich unmittelbar angesprochen und kann sich nicht aus der Verantwortung stehlen. In der Regel geht dabei alles schneller; man behält den Schwung und gewinnt Zeit. Zeit für das viel wichtigere Kerngeschäft. Freundschaftlicher Tipp: Machen Sie diesbezüglich mal eine Besprechung mit Ihrem Sitzungsleiter.





Es ist erstaunlich, wie schnell eine Sitzung optimiert werden kann, wenn die Betroffenen die Mängel selbst erkennen. K+K hilft Ihnen gerne weiter, wenn Sie Fragen haben.



31. März, 2002
Nachträge:
Despair Demotivator: None of us is as dumb as all of us. = Niemand ist so dumm wie wir alle zusammen.





[PDF]
Nachtrag Juli, 2009: Macher und Manage Arbeits Modi

Ein Artikel von Paul Graham erklärt, warum Autoren oder Programmier so sehr Meetings hassen: kreative Arbeit braucht grössere freie Zeitblöcke. Ein Meeting zerstört einen solchen Zeitblock. Ein Meeting am Nachmittag ruiniert einen halben Tag, wenn nicht gar mehr.

Graham unterscheidet zwischen "Manager Modus" und "Macher Modus". Ein Manager im Manager Modus hat den Tag in Zeitblöcke unterteilt, die mit Meetings ausgefüllt sind. Ein Autor eines Buches aber kann die Zeit nicht so einteilen. Eine Unterbrechung kann Stunden vor und nach dem Meeting wegfressen.


Quelle: Eugen W. Schmid, Stefan Fritz: Meeting, Verlag executive-coach.ch.
 Nachtrag 30. September, 2010:

Tatsächlich nehmen die Sitzungen immer mehr Raum ein in der Berufswelt. Der St.Galler Managementexperte vertritt die Meinung dass Führungskräfte heute beinahe die halbe Arbeitzeit in Sitzungen verbringen. Es lohnt sich deshalb diese Arbeitsform zu verbessern. Ich habe festgestellt, dass Chefs beim Leiten von Meetings überfordert sind. Es fehlt Ihnen die Kenntnis, wie professionell moderiert werden soll. Es lohnt sich auch, Meetings mit Videos aufzunehmen und zu analysieren.
Handelszeitung


Nachtrag vom 8. Dezember, 2012






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