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Informationsmanagement


Den Informationsfluss verbessern heisst Informationsprozesse zu organisieren.

von Marcus Knill

Informationsressourcen

"Wir werden zu wenig informiert!"
"Wir möchten nicht über die Medien erfahren, dass unsere Abteilung redimensioniert wird!"
"Wir haben an der Vollversammlung nichts zu sagen!"

So lauteten die Klagen zahlreicher Mitarbeiter bei einer Umfrage eines Betriebes. Die betreffende Firma bat uns hierauf, das interne Informationsmanagement eingehender zu durchleuchten.
Informationen zählen zu den wichtigsten Ressourcen jedes Betriebes, so wie Rohstoffe, Kapital, Technologien oder die Mitarbeiter. Im Kommunikationszeitalter steigt überall die Informationsflut z.B. in Unternehmen, Lehrstädten oder Spitälern.


Informationsmüll

Es gibt auch immer mehr "lnformationsmüll". Jedes Unternehmen kennt die Kernfragen: Wie erhält der Adressat die entscheidenden Informationen, die er wirklich benötigt?
Oder: Wo erhalten die Mitarbeiter die wichtigen oder die hilfreichen Informationen ?
Zuviele aber auch zu wenige Informationen lähmen oder verzögern die Abläufe im Alltag. Menschen haben bekanntlich nur eine begrenzte Kapazität zur Aufnahme und Verarbeitung der unzähligen Informationen. Allein die täglichen -Emails führen dazu, dass Mitarbeitenden 1-2 Stunden täglich (während der Arbeitszeit!) Meldungen sichten, beantworten oder löschen müssen. Denn in den meisten Betrieben wird immer noch nach dem Giesskannenprinzip informiert.
Ein unbedeutendes Mail wird aus unterschiedlichsten Gründen "an alle" versandt. Keine Rede von allen zusätzlichen Informationen. Dabei hat zwar jede Mitarbeiterin zwei Ohren und zwei Augen; aber nur einen Eingangskanal d.h. ein Gehirn zur Verarbeitung. Die zitierten Klagen machen deutlich: Trotz der anschwellenden Informationslawine und der wachsenden Papierberge entstehen gleichzeitig Informationsdefizite. Eine paradoxe Situation!
Wie können nun Informationsabläufe organisiert werden, damit die Angestellten trotz der Informationsschwemme nicht das Gefühl haben, unterinformiert zu sein?
In unserem Fall zeichneten wir alle Informationsquellen, alle Informationkanäle sowie alle Adressaten grossflächig auf. Ähnlich wie bei einem Kommunikationskonzept (Sender, Medien, Empfänger).


Standortaufnahme

Vorhandene Informationsquellen wurden detailiert aufgelistet:
  • Gespräche, Cafeteria, Small-talk, Kantinenbesuche
  • Anschlagbrett (schwarzes Brett)
  • Post
  • Telefon (Natel/Combox usw.)
  • E- Mail
  • Fax
  • Kunden
  • Zeitungen
  • Zeitschriften
  • Hauszeitung (Betriebszeitung)
  • Infoblätter oder Rundschreiben
  • Vorgesetzte-Mitarbeiter Sitzungen
  • (Besprechungen) Akten Protokolle
  • Vollversammlung
  • Intranet (betriebsintern) Internet usw.
Nun wurde in einem Workshop herausgeschafft, welche Informationen heute auf welchem Kanal zu welcher Stelle einströmen. Alle Stellen können bei den meisten Prozessen jeweils Sender oder Empfänger sein.


Analyse

Hierauf folgte die Analyse Davon ausgehend, dass die Informationsflut nur durch gezielte Selektion gesteuert werden kann, liessen wir folgende Fragen beantworteten:
  • "Was benötigt wer?"
  • "Was ist wichtig?"
  • "Was ist nicht wichtig?"
  • "Was ist dringend?"
  • "Was ist nicht dringend?"


Erkenntnis

Daraus resultierte die Erkenntnis:
Es geht nicht nur um die Verbesserung des Informationsflusses. Es geht vor allem um die Bewertung der Informationen.
Wir checkten die Informationen mit folgender Tabelle:

Für wen sind die Infos wichtig nicht wichtig
dringend Prio 1 Prio 3
nicht dringend Prio 2 Prio 4

Dank diesem Plan wurde uns bewusst, wer künftighin welche Informationen benötigt und auf welche Informationen verzichtet werden kann. Bei dieser Auslegeordnung leuchtete es allen Mitarbeitenden ein, dass künftighin sofort vom "Bring-Prinzip" zum "Hol-Prinzip" umgestellt werden muss. d.h. beachtenswert wurde die Differenzierung zwischen aktiver und passiver Information.
Jeder Adressat muss stets erkennen, wo er seine relevanten Informationen holen kann. Respektive: In welchem "Sendegefäss" er Informationen einspeisen kann.
Alle jene, die zu Beginn mehr Informationen gewünscht hatten, sahen allmählich ein:
Es ist gewiss angenehm, während der Arbeitszeit, Zettel, Zeitschriften, Mails, Akten, Ordner und Anschlagbretter zu lesen. Doch befasst dies die Arbeitszeit und letztlich steigt dafür der Zeitdruck beim Arbeiten.


Massnahmen

Vor allem machte uns der Versuch, die Informationen zu organisieren deutlich:
Es braucht unbedingt Filter zur Selektion. Eine Person muss die Informationen managen.

Deshalb wurde hierauf eine 30% Stelle geschaffen für eine Person, die
  • Alle Blätter an den Anschlagbrettern betreut (nur Aktuelles wird aufhängt. Veraltetes wird entfernt.
  • Die Internetinformationen werden koordiniert.
  • Das Intranet- und die Internetseiten wurden neu organisiert
  • Die Webseiten werden a jour gehalten. Interessenten können dort die Informationen holen. Persönliches (Mutationen/neue Mitarbeiter). Kunden Vorgesetzte Anlässe. Protokolle Beschlüsse. Neue Weisungen Bekanntmachungen oder Vorankündigungen - usw.
  • Den Briefkasten in der Cafeteria betreut. (Jeder kann nun dort anonym Wünsche zu den Informationsabläufen äussern darauf achtet, dass an Vollversammlungen Fragen gestellt werden dürfen (Feedbackkultur).
An einem Folge-Workshop wurde später zusätzlich die Nutzung der verschiedenen Medien erklärt (Vorteile/Nachteile)
  • Welche Kanäle wann und wo sinnvoll zu nutzen sind. (Telefon, Fax, Mall, Internet usw)
  • Muss alles kopiert werden?
  • Wo könnte mehr mündlich kommuniziert werden?


Zeitmanagement-Test

Weil es bei der Organisation von Informationen stets um das Problem der Auswahl wichtiger Aussagen geht - wie auch um den persönlichen Informationsbedarf - baten wir, alle Beteiligten im Alltag folgenden "Punktetest" anzuwenden: Jedes Mal, wenn ein Schriftstück zur Hand genommen wird, muss oben rechts ein roter Punkt markiert werden. Wird das Papier später nochmals zur Hand genommen (zum Prüfen oder Lesen), folgt erneut ein Punkt. Viele Papiere sehen meist nach kürzer Zeit so aus, als wäre die "Maserkrankheit" ausgebrochen, da sie bald viele rote Punkte aufweisen.

Roter Punkt


Dieser Test zeigt, wie oft ein Papier, ohne dass es erledigt ist, zur Hand genommen wird. Das kostet immer wieder Zeit und Arbeit kostet. Der Test veranschaulicht ferner, wo die "Masern" kuriert werden könnten respektive eine Arbeitsaufwandreduktion erreicht werden könnte. Dieser Test ist ein Bestandteil des Zeitmanagements.

Bei allen Informationsprozessen darf der Aspekt Zeit nicht ausgeklammert werden. Merkmale guter Information sind
  • dringend
  • für den Adressaten wichtig und verwertbar
  • klar und präzis
  • vollständig
  • glaubwürdig
  • aktuell
Mehr zum Thema Zeitmanagement finden Sie hier.


Fazit

Bei jedem Versuch, Informationen zu organisieren, gilt es, in regelmässigen Abständen das Informationsmanagement zu überprüfen und zu kontrollieren (Erfolgskontrolle). Wie werden nach der Verbesserung die Informationen beschafft, verarbeitet und aufbereitet? Was wurde konkret verbessert? Was funktioniert heute noch nicht? Ungefilterte Information kostet nicht nur Zeit. Sie beeinflusst auch das Arbeitsklima. Deshalb macht sich ein fachgerechtes Management mehr als bezahlt.


Beispiel eines Informationsprofils

  1. Bestehende Informationstechniken
    • Post
    • Telefon
    • Mobiltelefon
    • Pager
    • Radio
    • TV
    • Internet
    • Sitzungen
  2. Vorgesehener Ausbau
    • Mailbox
    • Kabelfreier PC Anschluss ans interne Netz
    • PDA's
  3. Vorgesehener Abbau
    • Mobil-Telefone
    • Pager
  4. Private Informationsbereiche
    • Kulturelles
    • Politik
    • Sport
    • Hobbys
  5. Berufliche Informationsbereiche
    • Unternehmensführung
    • Finanzen
    • Weiterbildung
    • Konkurrenzunternehmen
    • Marketing
  6. Ständige Informationen
    • Fachzeitschriften
    • Internetadressen
    • Fachbücher
    • Nachschlagewerke
    • Kataloge


Literaturhinweis:



Marcus Knill, "Informieren -aber wie?" Verlag Huber, 1984.
Seiwert, Lothar Das 1x1 des Zeitmanagements Landsberg, 1996
Krisenkommunikation (informieren unter Zeitdruck)
Informationsflut
Zeitmanagement



Es lohnt sich, Ihr interne Informationskonzept von K+K überprüfen zu lassen. Wir beraten Sie gerne, wo und wie Sie die Informationslawine eindämmen können oder mit welchen Tools sich Wichtiges vom Unwichtigen trennen lässt. In der Praxis zeigt sich vielerorts: Dringliches und Wichtiges wird nicht rechtzeitig erkannt. Schon eine kurze Standortbestimmung macht sich bezahlt.





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