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Zeit managen - aber wie?

von Marcus Knill


Dieser Beitrag ist ein Kompass zum Zeitmanagement in einer beschleunigten Zeit.

"Die Zeit ist ein zu kostbares Gut, um verschwenderisch damit umzugehen!"


English (Google Uebersetzung)
Vorbemerkung

Wer wünscht nicht, Zeit zu sparen, um effizienter arbeiten zu können? Der Tag hat für viele zu wenig Stunden. Es gibt eine Fülle von Büchern und Kassetten mit unterschiedlichsten Ratschlägen zum Thema, wie wir kostbare Zeit sparen können. Doch widersprechen sich die Tipps vielfach: In einem Buch steht, um Zeit zu sparen, sollten wir lernen, zwei bis drei Dinge gleichzeitig zu tun. Anderseits wird aber empfohlen: "Machen Sie immer nur eine Sache auf einmal und richtig!"
Wie wollen Sie beispielsweise den Widerspruch zwischen den nachfolgenden Tipps auflösen?


"Ab und zu sollten Sie einfach mal ruhig dasitzen und nichts tun! Lassen Sie sich von Ihren Gedanken leiten!"

Anderseits:


"Ihre Zeit ist eine kostbare Reserve. Verschwenden Sie sie nicht!"

Dann gibt es Tipps mit unzähligen Listen und Planern.

"Sollten Sie auf bisher "nicht-verplante Zeit" stossen, dann suchen Sie sich eine Tätigkeit aus Ihrer "To-do Liste" aus und nehmen Sie sich vor, diese zu erledigen."

Anderswo kann man lesen:

"Erstellen Sie auch eine Liste mit den Dingen, die Sie nicht machen wollen."

Einige Zeitmanagement-Gurus arbeiten gerne mit Listen und Aktenordnern. Gemäss deren Rat müssten Sie dauernd Listen erstellen: z.B. was Sie auf die Reise mitnehmen sollen. Ordner wären anzulegen, für Steuerbelege oder Kreditkartenbezüge usw. Auch sollten Sie auf den Listen die Erholungspausen vermerken. Listen sind ferner erwünscht mit allem, was Sie nicht essen sollten. Aber Listen wären auch zu erstellen, wofür Sie nichts ausgeben sollten.
Die Zeitmanagerexperten sind sich scheinbar gar nicht so recht bewusst, dass die unzähligen Akten- und Ablageaktionen damit selbst zu den grössten Zeitschluckern werden:


Ordner benutzen - Ordner zusammenstellen - Ordner beschriften - neue Ordner anlegen - Ordner systematisieren - Verzeichnisse neu systematisieren usw...

Autoren und Experten zum Thema Zeitmanagement sind sich jedenfalls nicht einig, wie Zeit gespart werden kann:
Zeit zum Tagträumen zu haben; jedoch immer ein Notizbuch bereit zu halten, um alle Ideen aufschreiben zu können, die während des Nichtstuns einfallen?
"Überlegen Sie, wie Sie einen 48 Stundentag haben können", heisst es einmal. Aber auch: "Mehr Stunden an einem Tag". Dann gibt es noch den schamlosen Titel: "Mehr Zeit für Sex. Eine Organisationshilfe für vielbeschäftigte Paare."
Viele Ratgeber verunsichern die Leser mit widersprüchlichen Tipps: Sollen wir nun ein schnelleres oder langsameres Leben führen? Heisst Zeit zu sparen, mehr erledigen zu können oder mehr freie Zeit zu bekommen? Sollen wir mehr tagträumen oder lieber mit dem Handy am Strand telefonieren? Sollen wir künftig mehr Zug fahren und dabei mit Lesen Zeit gewinnen oder sollen wir Auto fahren und Zeit sparen indem wir während der Fahrzeit eine Hörkassette einlegen? Fragen über Fragen. Beim Zeitmanagement kann es sicherlich nicht darum gehen, wie wir aus einer Stunde 65 Minuten herausholen können. "Zeit sparen" wird zwar meist mit "schnell","rasch" oder "praktisch" übersetzt. Könnte es aber nicht sein, dass "Zeit sparen" heisst:
  • Zeit übrig zu haben?
  • Sich von einer unsinnigen Beschäftigung zu befreien?
Viele Zeitsparempfehlungen wollen angenehmen Zeitvertreib durch weniger angenehme Tätigkeiten ersetzen. Es gibt Leute die möchten eigentlich nur Zeit sparen, um nachher umso mehr leisten zu können. Wer freie Zeit haben will, müsste sich aber zuerst entschliessen, weniger zu tun. Oft ist aber genügend Zeit zur Verfügung und es liegt an uns zu entscheiden, wie wir die Zeit verbringen oder ausfüllen wollen.


Literaturhinweis zu dieser Vorbemerkung: James Gleick; Schneller, DVA, 2000



Zeit und Zeitmanagement

Versuchen Sie selbst einmal, jemandem zu erklären, was Zeit ist. Sie werden sehen, es ist nicht einfach!
Ein Wörterbuch hat weniger Probleme mit einer Erklärung. Zeit ist danach einfach "der Ablauf des Geschehens", "das Nacheinander des Erlebens" "das Aufeinanderfolge der Ereignisse". Einstein, der sich über die Zeit viele Gedanken gemacht hatte, konnte sich sich leisten zu sagen:

"Zeit ist das, was man auf der Uhr abliest."

"Was aber ist die Zeit?" hatte schon Augustinus gefragt. Und gab auch gleich die Antwort:

"Wenn mich niemand fragt, so weiss ich es; will ich es jemandem erklären, so weiss ich es nicht."

Beim Zeitmanagement geht es darum, die wichtigsten Werkzeuge kennenzulernen, um die eigene Zeit optimal zu nutzen. Es geht darum,
  • zu lernen, die Zeit besser zu planen,
  • zu wissen, wo im Alltag Prioritäten gesetzt werden müssen, zu erkennen wo "Zeitfresser" liegen und wie sie gezielt eliminiert werden können,
  • zu lernen, wie die Energiebilanz verbessert und der Arbeitsalltag optimiert werden kann.
Zeitmanagement hat verschiedene Haupt - und Nebendisziplinen. In der Praxis steht aber für Zeitmanagement nur das Synonym Arbeitsmethodik, Uns geht es bei allen Empfehlungen um einen "ganzheitlichen" Ansatz und beschränken uns auf bewährte Hinweise und Erkenntnisse aus der Praxis für die Praxis. Es ist lohnenswert, sich ein bisschen Zeit zu nehmen um über die Zeit nachzudenken. Längerfristig führt das zu Zeitgewinn.


Unsere Einstellung beeinflusst das Zeitgefühl



Es gibt Menschen, die scheinen immer Zeit zu haben, andere leiden dauernd unter Zeitnot.



Fragen zum Überlegen:
  • Wie ist Ihr Verhältnis zur Zeit?
  • Wären Sie reich, wenn Zeit wirklich Geld wäre?
  • Wieviel Zeit verschwenden Sie sinnlos?
  • Welches sind Ihre "Zeitfresser"? (Erstellen Sie eine Liste)

Vergleichen wir die verschiedensten Antworten, stellen wir fest:

Das Gefühl für Zeit ist subjektiv

Die persönliche Einstellung zur Zeit ist massgebend, wenn es darum geht, über Zeit zu philosophieren. Jede Stunde, die wir für eine Tätigkeit eingeplant haben, kann viel oder wenig sein. Wir kennen das Phänomen vom halb leeren oder halb vollen Glas Wasser: Haben wir das Gefühl, keine Zeit zu haben, so werden wir bestimmt nie genügend Zeit haben. Zudem beeinflusst der Zeitdruck unsere Wahrnehmung enorm. Sie haben bestimmt auch schon im Strassenverkehr festgestellt, dass scheinbar vor allem dann alle Ampeln auf rot stehen, wenn Sie es eilig haben. Unsere Wahrnehmung wurde durch Zeitdruck beeinflusst, obschon Sie wissen, dass die Ampeln wie gewönlich geschaltet waren. Wir kennen das Phänomen aus der Stresspsychologie:

In Stresssituationen konzentrieren wir uns in erster Linie auf die Hindernisse und belasten uns damit.



Erkenntnis: Unsere Zeitempfindung wird durch unsere Einstellung beeinflusst. Wir könnten die Zeitempfindung aber auch durch eine Einstellungsveränderung beeinflussen.

Wir werden weiter unten im Kapitel "Den eigenen Zeitfluss bewusst machen" mehr über die Zeitempfindung sagen.


"Nein"- Sagen lernen

Wir werden laufend mit Wünschen, Anfragen oder Erwartungen überhäuft. Uns fällt es schwer, "Nein" zu sagen. Beispielsweise:


Der Chef will von Ihnen kurz vor Feierabend noch eine Besprechung. Sie haben jedoch schon eine Verabredung. Jemand will Ihr funkelnagelneues Auto ausleihen, das Sie aber nicht hergeben möchten. Weshalb fehlt uns der Mut das "Nein" auszusprechen, obschon wir bei der Anfrage eindeutig "Nein" denken und "Nein" fühlen?


Das Nein kommt uns aus verschiedenen Gründen recht schwer über die Lippen:
  • weil wir anderen helfen möchten - "Helfersyndrom";
  • weil wir uns im Grunde genommen freuen, wenn wir unentbehrlich sind;
  • weil wir niemanden verletzen oder vor den Kopf stossen möchten;
  • weil wir Angst haben, nicht mehr geliebt zu werden;
  • weil wir überrumpelt wurden.
Es kann aber auch unvorteilhaft sein, künftig alle Wünsche von Mitmenschen abzulehnen und immer nur auf die eigenen Vorteile bedacht zu sein. Auch wir sind immer wieder auf die Hilfsbereitschaft Anderer angewiesen. Der Partner, der von Ihnen einen Korb bekommen hat, kennt möglicherweise bereits den folgenden Zeitspartipp aus einem Zeitmanagement Büchlein:


"Begegnen Sie jemandem, der sofort Nein sagt, versuchen Sie nach Möglichkeit, das Gespräch zu beenden und gehen Sie weg. Eine Person, die von vornherein mit Nein antwortet, ist die grösste Zeitverschwendung überhaupt!"



Aus dem Buch: Hedrick, Lucy J: 365 Tipps, Zeit zu sparen, New York, 92

Es geht deshalb beim Nein-Sagen lediglich um das richtige Mass. Wir sollten daher nie JA sagen, wenn wir Nein meinen.

Fragen zum Überlegen:
Prüfen Sie, ob Sie nicht oft Verpflichtungen übernehmen, obschon Sie zu wenig Zeit dafür haben. Wenn Sie sich öfters ausgenutzt fühlen und ständig zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen, währenddem sich andere immer drücken, fragen Sie sich:
  • Warum zögere ich mit dem Nein?
  • Weshalb fällt es mir so schwer, Nein zu sagen?
  • Wann habe ich zuletzt nachgegeben, jedoch Nein gedacht? (Den Fall nun einem Partner konkret erzählen, beschreiben oder wenigstens für sich notieren).
  • Welche Vorteile brächte mir das Nein sagen?
Will Ihnen wieder einmal ein Mitmensch eine Aufgabe aufhalsen, sollten Sie überlegen: Bin ich der richtige Ansprechpartner oder sucht der andere nur den bequemeren Weg? Ist die angebotene Aufgabe überhaupt interessant? Lenkt mich die neue Aufgabe von wichtigen Tätigkeiten ab?



So können Sie Nein sagen lernen:
  • Prüfen Sie den Wunsch oder das Anliegen!
  • Wenn Sie das Begehren innerlich ablehnen, warten Sie nicht, sagen Sie sofort NEIN! "Ich freue mich, dass Sie an mich gedacht haben, aber...."
  • Fühlen Sie sich überrumpelt: Bitten Sie um Bedenkzeit!
  • Müssen Sie sich sofort entscheiden, zählen Sie innerlich ruhig bis 10! (Denken, Überlegen, Sachverhalt wiederholen, Pause. Dann: Nein.
  • Begründen Sie kurz und sachlich die Ablehnung. (Keine Rechtfertigungen, keine Ausreden, keine Notlügen).
  • Empfehlen Sie eine Alternative (Namen vorschlagen).
  • Intelligent Nein sagen: "Nein, aber ich schlage vor: A oder B." "Könnte man nicht A und B verbinden?"



Erkenntnis: Das "Nein-Sagen" lernen ohne das Gegenüber zu verletzen, muss gründlich geübt werden. Es gibt gute Seminare, K+K hilft Ihnen gerne weiter. Das "freundlich Nein sagen lernen" ist für viele völlig neu. Freundlichkeit heisst nicht nachgeben. Wenn wir Grenzen setzen, so dürfen wir nie "um den heissen Brei" herum reden. Wir sollten jedoch Verständis für die Anliegen des Bittstellers zeigen - auch wenn wir nicht mit dem unterbreiteten Wunsch einverstanden sind. Nur weil eine Bitte berechtigt erscheint, brauchen wir diese noch lange nicht zu erfüllen. Ein klares, freundliches Nein wird in der Regel akzeptiert. Das Wörtchen "Nein" an der richtigen Stelle kann uns viel Zeit sparen. Beim Nein sagen gilt auch das "Harvard-Konzept". Hart in der Sache, aber freundlich im Ton.



Literaturhinweis:
Fisher R. und Ury W.; Das Harvard-Konzept, Campus, Frankfurt/M

In fachgerechten Seminaren lernen Sie konkrete Vorgehensweisen, wie unliebsame Anfragen freundlich und bestimmt abgeschlagen werden können. Sie lernen auch die wichtigsten Verpackungstechniken für das Nein kennen. Ferner erhalten Sie gute bewährte Erfolgstipps.

Literaturhinweis:
  • Ückermann Dieter: "Nein sagen" ohne zu verletzen (CD) Intera, 2001
  • Tanja Baum: Die Kunst, freundlich "Nein" zu sagen, Überreuter, 2001



Prioritäten setzen

Wie bei jeder Vorbereitung zu Auftritten, Verhandlungen oder Sitzungen müssen wir bei allen Aufgaben oder Arbeiten zwischen Dringlichem und Wichtigem unterscheiden lernen. Dringlich sind Aufträge, die termingebunden sind und termingerecht erledigt werden müssen. Wichtig sind Arbeiten, die ertragreich sind. Diese sind somit die wertvollen Aufgaben.

Fragen zum Überlegen:
  • Vor jeder Tätigkeit: Was ist wichtig?
  • Nach welchem System ordne ich die Prioritäten?
  • Wie könnte ich meinen Arbeitsplatz, meine Agenda ect. entsprechend optimieren?



Erkenntnis: Drei Gefässe schaffen die nach Priorität geordnet sind:
  • hohe Priorität
  • mittlere Priorität
  • niedrige Priorität

Zuerst werden die Aufgaben mit hoher Priorität angepackt, unabhängig davon, wie unangenehm die Aufgabe ist, oder wieviel unwichtige Aufgaben gleichzeitig anstehen. Bei jedem Beitrag, vor jedem Anlass, vor jedem Arbeitstag sollte der wichtigste Punkt notiert werden oder
die Kernbotschaft

rot angezeichnet werden. Eine dringende laufende Aufgabe hat Vorrang selbst beim Drängen eines Auftraggebers. Ihre Aufgabe hat Priorität. Ziel ist die Konzentration der Kräfte auf das Wesentliche. Es gibt Werkzeuge, um gezielt Prioritäten setzen zu können:

Dwight D.Eisenhower Das Eisenhower Prinzip ist die Kunst, Wesentliches vom Unwesentlichen zu unterscheiden. Ist etwas dringend und eilig oder wichtig? Das Prinzip ist nach dem amerikanische General und Präsidenten der Vereinigten Staaten (1953-1961) Dwight D. Eisenhower benannt. In der Praxis orientiert sich ein Grossteil der Menschen bei den Tätigkeiten nach den eigenen Vorlieben oder anderen Zufällen und nicht daran, ob etwas wichtig ist. Eisenhower machte mit seinem Prinzip bewusst, dass für den Erfolg vor allem entscheidend ist, sich zuerst um das Wichtigste zu kümmern.
Wie funktioniert dieses Prinzip? Eisenhower unterschied vier Bereiche:

  • Aufgaben, die sowohl wichtig, als auch eilig sind (Diese müssen sofort angepackt werden!)
  • Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind (Diese nehmen wir in die Zeitplanung auf!)
  • Aufgaben, die unwichtig, dafür aber eilig sind (Diese delegieren wir!)
  • Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind (Diese gehören in den Papierkorb!)
Wichtigkeit  
Zeitplan Selbst erledigen  
Wegwerfen Delegieren  
  Dringlichkeit



Parkinsons Gesetz: Die Zeit, die wir brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen, variiert entsprechend der Zeit, die uns zur Verfügung steht. Wir neigen dazu, alle zur Verfügung stehende Zeit aufzubrauchen. Es gilt deshalb immer, zuerst zu entscheiden: Wieviel Zeit wollen oder können wir in eine Aufgabe investieren? Perfektion am falschen Ort kostet nur unnötige Zeit.



Das Pareto-Prinzip: heisst auch die 80:20 Regel:

Mit 20 Prozent des Aufwands werden 80 Prozent der Ergebisse erreicht.
Mit den restlichen 80 Prozent des Aufwands nur noch 20 Prozent der Ergebnisse.


Manchmal sind die letzten 20 Prozent aber auch wichtig:

Beispiel. Viele Buchautoren behaupten, dass man oft schnell einen akzeptablen Entwurf zu einem Aufsatz, Artikel oder Buch fertiggestellt hat, dann aber die meiste Zeit mit Details, Bereinigungen und Korrekturen verwendet.




Die ABC Analyse nach Seiwert teilt Aufgaben in drei Klassen und empfiehlt eine optimale Dauer sowie eine optimale Erledigungszeit:

A Aufgaben = sehr wichtige Aufgaben 65 % Zeit Morgen
B Aufgaben = wichtige Aufgaben 20 % Zeit Nachmittag
C Aufgaben = weniger wichtige Aufgaben 15 % Zeit Nachmittag
Optimal:

A B C


Oft aber sieht es so aus:

A B C



Die Alpen Methode nach Seiwert:

Alpen (Mischabelgruppe im Wallis)
AAlle Aufgaben aufschreiben
LLänge zur Bewältigung schätzen
PPufferzeiten reservieren (40:60 Faustregel: nur 60% verplanen)
EEntscheide Prioritäten
NNachkontrolle





  • Seiwert, Lothar J: Mehr Zeit für das Wesentliche und das 1x1 des Zeitmanagements, Offenbach 97
  • Covey, Stephen R.: Die sieben Wege zur Effektivität, Heyne, München



Den eigenen Zeitfluss bewusst machen

Es lohnt sich einen Moment lang über dem eigenen "Lebenszeitstrom" innezuhalten und ihn gleichsam von einer Brücke - von oben - zu betrachten. Stellen wir uns einmal vor, unter uns fliesse der Lebenszeitstrom wie ein Fluss unter der Brücke durch in die Ferne. Blicken wir diesem Zeitstrom nach, so haben wir das Gefühl, Zeit zu verlieren.
Die Zeit fliesst uns gleichsam davon. Wechseln wir hingegen die Brückenseite, sehen wir den Zeitstrom auf uns zufliessen. Eine riesen Menge "Zeit" kommt auf uns zu. Die Zeitfülle wird damit auf dieser Seite für uns zur "grossen Chance". Wir können nun selbst bestimmen, auf welcher Brückenseite wir stehen wollen. Entweder trauern wir enttäuscht der davonfliessenden Lebenszeit nach oder wir sehen vor eine Zeitfülle mit unzähligen Möglichkeiten.

Fragen zum Überlegen:
  • Welche Chancen bringt mir die Zeitfülle, die auf mich zu kommt?
  • Was kann ich konkret tun, um künftig nicht mehr auf der falschen Brückenseite zu stehen? (Eine konkrete Massnahme notieren)



Erkenntnis: Der Zeitdruck kann relativiert werden. Wir müssen jedoch eine zukunftsorientierte Perspektive entwickeln. Jeder Tag wird dann zu einer neuen Chance. Fragen Sie sich immer wieder: läuft mir die Zeit davon oder fliesst sie auf mich zu?



Befreien wir uns von allen Zeitfressern

Die Zeit können wir nicht managen, wenn wir uns nicht bewusst machen, welche Zeitverhinderer uns tagtäglich von wichtigen Tätigkeiten abhalten. Solange wir die Zeitdiebe nicht kennen, können wir gegen diese Hindernisse auf dem Weg zur Zeitoptimierung nichts unternehmen. Vor allem wiederholte Störungen können einen Sägeblatteffekt bewirken.



Fragen zum Überlegen:
  • Wofür hätten Sie gerne mehr Zeit?
  • Was hindert Sie daran, die notwendige Zeit für diese Wünsche aufzubringen? (Notieren Sie Ihre drei schlimmsten "Zeitfresser"!)
  • Was könnten Sie ändern, um diese drei "Zeitfresser" zu eliminieren?

Die meiste Zeit geht durch Unterbrechungen und Störungen verloren.


Störungen beseitigen

Zeitmanagement beinhaltet auch das Beseitigen von Störungen. Grob könnte man zwischen inneren und äusseren Störungen unterscheiden. Beide können als Zeitblockierer wirken.
Innere Störungen


Störungen, die psychologisch bedingt sind
  • Unlust
  • Übermüdung
  • Ängste, Sorgen
  • Schwatzhaftigkeit




Störungen, die wir selbst verursachen
  • Unordnung am eigenen Arbeitsplatz
  • Schlechte Zeiteinteilung
  • Langsamkeit, Weitschweifigkeit
  • Scheinarbeit
  • Ungenügende Fertigkeiten (z.B. am Computer oder an der Schreibmaschine)



Äussere Störungen


Störungen durch Personen
  • Durch Vorgesetzte, Kollegen, Kunden, Mitbürger. Telefonanrufe oder unangemeldete Besuche unterbrechen die Arbeit.
  • Auch Emails belasten zunehmend das Zeitbudget.
  • Auch normale soziale Kontakte können belasten, wenn sie zuviel Zeit beanspruchen.




Störungen durch Reize
  • Schlecht klimatisierter Arbeitsraum
  • Luftzug
  • Rauch
  • Unordnung
  • Geräusche, Lärm, ungeliebter "Musikteppich"
  • Visuelle Reize (Sonne, Notizzettel, Lichtquellen)
  • Sexuelle Reize (Bilder, Personen)
  • Gerüche (Parfüm, Mundgeruch)
  • Kleidung (die uns stört)




Fragen zum Überlegen: Erst beantworten, nachdem gedanklich ein Arbeitstag rekapituliert worden ist.
  • Welche Störungen waren für Sie die schwerwiegendsten? (Liste erstellen)
  • Unterscheiden Sie zwischen Hindernissen und Störungen:
    • Verlangt beispielsweise ein Kunde einen neuen Verhandlungstermin, so ist dies ein Hindernis.
    • Haben Sie Kopfschmerzen, so handelt es sich um ein Störung.
    • Führen Sie diese Liste über mehrere Tage als Strichprotokoll. (die verlorene Zeit notieren!)
  • Stellen Sie fest, wieviele Minuten Sie bei welchen Störungen verschwendet haben
  • Welche drei Störungen traten am häufigsten auf?
  • Welche Gegenmassnahmen wären sinnvoll?
Vergleichen Sie einmal ihre gestörte Arbeit mit dem Eindruck während einer ungestörten Tätigkeit. Gehen Sie beispielsweise am Morgen bereits um 5 Uhr ins Büro und arbeiten Sie einmal ungestört (Vielleicht sogar an einem Sonntag). Der Vergleich macht Ihnen den Unterschied bewusst und zeigt Ihnen, wie schön es sein könnte, ohne Störungen zu arbeiten.



Erkenntnis: Auf dem Weg, Störungen gezielt zu beseitigen, ist die Bestandsaufnahme aller Störungen der beste und wichtigste Schritt. Nur durch das Offenlegen und Bewusstwerden aller Störfelder können wir die Situation verbessern.
In der Praxis zeigt sich: Oft bringt allein schon diese detaillierte Bestandsaufnahme eine merkbare Entlastung.



Mit der Informationsschwemme umgehen können

Wir leben im Zeitalter der Informationsfülle. Wir ertrinken gleichsam in einer Informationsflut. Wir wissen: Von den unzähligen Informationen bleibt nur ganz wenig im Langzeitgedächtnis. 97% wird Informationsmüll und verrottet auf dem Informationskompost. Wir werden tagtäglich mit Informationen berieselt (Giesskannenprinzip), sogar überschwemmt. Wir verbringen ungezählte Stunden mit
  • Informationen lesen
  • Informationen werten und ablegen
  • auf Informationen reagieren
  • Wir ärgern uns über die Informationsflut und überschwemmen selbst andere mit zu vielen Informationen.


Link zum Thema:




Fragen zum Überlegen:
  • Wo belastet mich die Informationsschwemme?
  • Wieviel Zeit wende ich auf, um Informationen zu verarbeiten?
  • Auf welche Informationen könnte ich künftig problemlos verzichten?
  • Welche konkrete Massnahme muss ich sofort umsetzen?
  • Was muss ich nachher tun?



Erkenntnis Wechseln wir bei Informationen vom Bringprinzip zum Holprinzip. Beispiele: Anstatt Mail an alle im Giesskannenprinzip zu versenden, schaffen wir Gefässe, bei denen die Informationen eingesehen werden önnen. Beispiel: Anschlagbrett oder Intranet.

Bedenken Sie: die meisten leiden unter dem Maulwurfssyndrom. In uns allen lauert eine Neandertalerseele, wie bei den Jägern und Sammlern. Nichts wird weggeworfen. Die Papierberge wachsen und wachsen. Deshalb: Wühlen Sie nicht mehr täglich in den gleichen Papierstapeln herum. Der Papierkorb ruft! Wir werfen deshalb alles, was nicht dringend gebraucht wird, sofort in den Papierkorp. Sie werden staunen: nichts schlimmes wird geschehen. Hilfreich ist die Windson-Technik im Kampf gegen die Papierflut. Vor dem wegwerfen geht es nicht um die Frage: Brauchen wir das noch? sondern: Wird das noch benutzt? Sie müssen auch nicht über alles Bescheid wissen, nicht einmal über die Top news. In der Praxis erfahren Sie früh genug, was Sie wirklich wissen müssen. Widersetzen Sie sich der Tyrannei moderner Kommunikationssysteme. Nutzen wir die Medien Telefon, Fax, Email, Briefe situationsgerecht. Jedes Medium hat Vorteile als auch Nachteile.

Beispiel. Muss ich eine Hospitation vereinbaren, so greife ich zum Telefon und habe in 5 Minuten den Termin vereinbart. Beide haben die Agenda vor sich und die Absprache ist kein Problem. Würde die Anfrage per Email auch mit einem Email beantwortet, so käme es zu einem endlosen Hin und Her. Jedes Medium hat seine Vor- und Nachteile. Dies müssen wir berücksichtigen. Das richtige Medium zu nutzen ist auch ein Teil des Zeitmanagements.




Links zum Thema:




Tipps und weitere Aspekte

Wir listen ein paar Tipps und weitere Aspekte auf, die ebenfalls zum Zeitmanagement zählen:
  • Am Vorabend schriftlich einen Tagesplan erstellen.
    • Nach Prioritäten geordnet
    • Eine Stunde für Unvorhergesehenes offen lassen
    • Erledigte Punkte sofort streichen
  • Sich bewusst regelmässig eine Auszeit ("Time out") nehmen. Ich weiss von einem Bundesrat, dass er einmal pro Woche für alle unabkömmlich ist. Dann macht er nämlich einen Spaziergang und erlebte nach seinen Aussagen immer viel Positives. Die Distanz lohne sich für ihn: Viele Fragen werden während des Gehens geklärt und die besten Gedanken kommen oft während dieser "Auszeit". Er findet, dass ihm nach der Rückkehr das Arbeiten viel leichter fällt und vieles nachher rascher erledigt werden kann. Buchen Sie sich also täglich eine Zeitspanne für sich! Wichtig: Die Zeit, die Sie für ein time out eingeplant haben, müssen Sie blockieren, sonst wird sie zwangsläufig zur Manövriermasse.
  • Mit einem professionalen Planungssystem arbeiten. Je nach individuellen Anforderungen und Bedürftnissen gibt es heute gute Zeitplanbücher oder elektronische Agendas. Sie können auch ohne grosses Planungssystem arbeiten: Bedenken Sie jedoch, dass viel Zeit mit der Suche nach verstreuten Notizzetteln verloren werden kann. Beim Zeitmanagement ohne Planungssystem gilt folgender Rat: Vermerken Sie alle Termine in einer Agenda! Notieren Sie alle Pendenzen auf einem Block!
  • Sitzungen speditiver leiten. Bei den meisten Sitzungen ist die Zeitfrage das Hauptproblem. Sitzungen dauern zu lange. Die Beiträge der Teilnehmer sind zu weitschweifig. Verzichten wir auf zeitraubende Protokolle. Das, auf was man sich geeinigt hat, kann sofort photokopiert werden, zusammen mit der Pendenzenliste: Wer was bis wann erledigen muss.

    Links zum Thema:


  • Schneller lesen lernen. Man kann eine Lesegeschwindigkeit von 180 bis 200 Wörtern pro Minute leicht auf das Doppelte steigern. Schnelleres Lesen verhindert gedankliches Abschweifen und verbessert den Lesevorgang. Rücksprünge werden vermieden und das Kurzzeitgedächtnis wird verbessert.

    Es gibt Firmen, die Schnell-lesen traininern. Ein Beispiel.





    Literaturangaben:
    • Ott Ernst: Optimaler Lesen (Normierung der Blickspanne)
    • Buzan Toni: Spead Reading (Kombination Mind Mapping und Schnelllesen)
    • Scheele Paul R: Photo Reading (Hochgeschwindigkeitslesemethode)
    • Knill/Kunert "Team und Kommunikation", Kapitel "Sitzungen leiten".

  • Persönlichkeitsentwicklung: Wer erkannt hat, wer er ist, wer gelernt hat, achtsam durchs Leben zu gehen, der kann sich von zeitraubenden Zwängen befreien. Wer die eigenen Schwächen und Stärken kennt, macht bestimmt auch im Zeitmanagement raschere Fortschritte.
  • Führungstraining: Dank menschenorientierter Führung kommen wir schneller zum Ziel, Führungsabläufe lassen sich optimieren. (siehe Führen, aber wie).

    Literaturhinweis: Steiger R. Menschenorientierte Führung, Huber Verlag

  • Konfliktmanagement: Rasche Konfliktlösungen führen zu Zeitgewinn. Wer Auseinandersetzungen fachgerecht angeht, spart nicht nur Zeit, er spart damit auch Geld und Ärger. Ungelöste Konflikte schwelen weiter und rächen sich. Ein Rattenschwanz von negativen Auswirkungen raubt immens viel Zeit, durch:
    • Missverständnisse
    • Schlaflosigkeit
    • Krankheit
    • Reibereien während der Arbeitszeit
    • Telefonate
    • Berichte, Schreibereien
    • Email
    • Aussprachen


    Konflikthandhabung


  • Stressbewätigung. Zeitgewinn dank gekonntem Umgang mit Stresssituationen und Zeitdruck.




  • Delegieren können. Zeigewinn dank fachgerechten delegierens, d.h. durch das Ausschöpfen der Leistungspotentiale der Mitarbeiter.
    Vielfach kennen die Mitarbeiter den Gesamtzusammenhang nicht und es kommt trotz des delegierens zu langwierigen Rückfragen. Und damit zu unerwünschten Zeitverlusten durch Rückdelegation. Wenn Mitarbeiter wie Handlanger behandelt werden, nimmt eine zeitraubende Kontrollwut überhand. Richtiges delegieren kann Zeit sparen. Doch gilt es stets zu bedenken, was geschieht, wenn der Delegierte ausfällt. Es lohnt sich jedenfalls, jemanden einen Tag lang in Tätigkeiten einzuarbeiten, die täglich eine Stunde kosten.

    Literatur zur Thematik:
    • Hans-Jürgen Kratz, Delegieren - aber wie? Gabal, Offenbach
    • Chris Roebuck: Professionell delegieren

  • Veränderungsmanagement Zeitgewinn dank gezielter Verbesserungen. Verbesserungen verlangen immer Veränderungen, doch muss die Bereitschaft zur Veränderung vorhanden sein. Wer nicht gewillt ist, zeitraubende Prozesse zu eliminieren, wird beim Zeitmanagement immer erfolglos bleiben.
  • Rhetorik: Wer die Verständlichkeitshelfer nicht kennt und nicht gelernt hat, kurz und konkret zu reden, wird langschweifig und unverständlich reden. Üben wir uns in der Kunst, uns kurz zu fassen.
  • Sich antizyklisch verhalten.

    Wenn Du es eilig hast, gehe langsam! Wenn Du keine Zeit hast, mache eine Pause!

  • Kreativität: Wer neue Ideen entwickeln kann, wird bestimmt auch Zeit gewinnen. Bei einem Brunnen müssen Sie dafür sorgen, dass Wasser zufliesst. Ihre Arbeit braucht auch Kreativität, um mit neuen schöpferischen Energien Ihre Denk- und Entscheidungsfähigkeit mit Energiereserven auffüllen zu können.





    Zum Beispiel: Dank Mind Mapping lassen sich komplexe Sachverhalte auf einem Blatt übersichtlich visualisieren. Sie gewinnen auch Zeit bei Vorbereitungsarbeiten mit Mind Mapping.




    Literaturhinweis: Kirckhoff, Mogens: Mind Mapping. Die Synthese vom sprachlichen und bildhaftem Denken. PLS, Bremen.

  • Auftanken nicht vergessen Beim Zeitmanagement sind auch wichtig:
    • Gesunde Ernährung
    • Ausreichender Schlaf. Schlafentzug bringt keinen Zeitgewinn.
    • Ruhezeiten
    • Nichtstun
    • Bewegung (Kein Leistungssport nötig - einige Minuten Wandern pro Tag genügen)
    • 10 Minuten Reflexion täglich
    Zeitreserven mobilisieren Sie! Denn: Freizeit ist keine verlorene Zeit.
    "Nur eine Erde, die sich erholen kann, bringt eine reichere Ernte!"
  • Zeit für Unvorhergesehenes einplanen. Dies gilt auch beim Reisen und bei Terminen. Die Pufferzeiten sind nie Zeitverlust.
  • Angefangenes fertigmachen Lassen Sie sich nicht von der angefangen Arbeit abhalten. Wenn Sie etwas in die Hand genommen haben, bearbeiten Sie den Vorgang fertig. Zum Schluss noch ein paar der wichtigsten Regeln.
    • Gehen Sie für die wichtigsten Aufgaben in Klausur.
      • Telefon umstellen
      • Besucher abwimmeln (X ist bis ... Uhr nicht abkömmlich)
    • Bevor Sie etwas machen, stellen Sie sich immer die Frage: Muss ich es tun?
    • Wartezeiten werden oft zu Zeitgewinn. Sie können Wartezeiten für sinnvolle Überlegungen nutzen.
    • Jede Aufgabe hat viele Teilaufgaben. Erledigen sie eine nach der anderen.
    • Haben Sie schon ein Schild, das vor die Tür gehängt werden kann - mit der Aufschrift: "Ich möchte bis .... Uhr nicht gestört werden!"?


    Erkenntnis: Es ist nicht möglich, all die aufgelisteten Tipps auf einmal umzusetzen. Obschon Zeitmanagement schwierig ist, lohnt sich der Versuch, die verbesserungswürdigen Aspekte Punkt für Punkt gezielt anzugehen.
    Die Änderungspunkte müssen unbedingt schriftlich fixiert werden. Dinge, die wir uns nur so nebenbei vornehmen, tun wir selten.
    Wenn die Aufgaben und Lernpunkte selbst nicht notiert und fixiert werden, mützt Ihnen das beste Zeitmanagement-System nichts. Denn letzlich müssen wir die Lernpunkte persönlich umsetzen!



Noch ein antizyklischer Schlusspunkt:

Wer sich Zeit und Ruhe nimmt, kommt schneller vorwärts. Die Schnecken machen es uns vor: Durch ihre Beharrlichkeit kommen sie stets ans Ziel - nicht durch Eile. In einer Studie der Uhrenfirma IWC stand:

Die Slobbies kommen!

(Slobbies steht für "slow but better working people") d.h. es sind Menschen sind gefragt, die langsam, aber besser arbeiten.
Obschon auch beim Essen "Kurzfutter" angesagt ist, um Zeit zu sparen, zeigt sich, dass Langsamkeit den Genuss steigert. Der Italiener Carlo Petrini ist ein "Slow-food"-Anhänger. Sein Credo lautet: Wer bewusster und langsamer isst, stimuliert die Geschmacksnerven mehr. Die Zeitlupenbewegungsübungen bei Feldenkrais, Tai-Chi, Reiki, Shiatsu beziehen alle die Seele mit ein. Diese Übungen sind ein Kontrapunkt zum hektische Squash. Bücher mit der Thematik "Langsamkeit" boomen heute.
Wir haben in verschiedensten Beiträgen in www.rhetorik.ch ebenfalls betont, dass derjenige, der übereilte Entscheidungen trifft oder unüberlegt spricht und zu rasch antwortet keine dauerhaften Erfolge erzielt. Wer sich Denkzeit nimmt, wer warten und schweigen kann, vergeudet letzlich weniger Energie. Er trifft in der Regel bessere Entscheidungen. Konflikte lassen sich auch nicht im schnellen Hickhack lösen. Es braucht beim Streiten Zuhörenkönnen, Anteilnahme. Und dies erfordert etwas mehr Zeit. Konfliktgespräche fruchten unter Zeitdruck nichts. Erwähnen wir noch den "Slow Sex". Er ist dem "Quickie" um "tausend Orgasmuspunkte überlegen", wie Psychologe Carlo Gaddi schreibt.

Wer langsam lebt, lebt nach deutschen Medizinern sogar gesünder.

Langsamkeit darf nicht mit Trägheit gleichgesetzt werden. Wir glauben, dass beim Zeitmanagement die Langsamkeit einen wichtigen Stellenwert hat. Langsamkeit kann auch als "Dem eigenen Körperrhythmus folgen!" verstanden werden


Literaturhinweise



  • Baum, Tanja: Die Kunst, freundlich "Nein" zu sagen, Überreuter, 2001
  • Beyer, Guenther, Zeitmanagent, Econ Verlag
  • Buzan Toni: Spead Reading, MVG Verlag
  • Covey, Stephen R.: Die sieben Wege zur Effektivität, Heyne, München
  • Covey, Stephen R.: Der Weg zum Wesentlichen, Campus Verlag
  • Fisher R. und Ury W.; Das Harvard-Konzept, Campus, Frankfurt/Main
  • Gleick, James, Schneller, Deutsche Verlags Anstalt, Stuttgart München, 2000
  • Herwig, Ute, GU Kompass: Zeit managen, Graefe und Unzer Verlag GmBH München, 2001
  • Kunert Kristian, Knill, Marcus, "Team und Kommunikation", Sauerländer Verlag, 1999
  • Lewis, David, Ab heute hab ich immer Zeit, Urania Verlag, Berlin
  • Märchy, Beat: Zeit ist Leben, Individuelles Zeitmanagement, 2001, SmartBooks Publishing AG
  • Massow, Martin, Gute Arbeit braucht ihre Zeit, Heyne Verlag, München
  • Pieners, Heinz, Zeitmanagement, in: Handbuch für den Vorgesetzen, Verlag Norman Rentrop
  • Seiwert, Lothar J: Mehr Zeit für das Wesentliche und das 1x1 des Zeitmanagements, Offenbach 97
  • Ott Ernst: Optimaler Lesen, Ro-Ro-Ro Verlag
  • Scheele Paul R: Photo Reading. Jungman Verlag
  • Spremger, Reinhard K.; Der Weg zum Wesentlichen, Campus Verlag, Frankfurt am Main
  • Ückermann Dieter: "Nein sagen" ohne zu verletzen (CD) Intera, 2001



Weblinks


Zeitzitate


Hilfreiche Internetadressen:





Dank


Meiner Frau Hildegard Knill verdanke ich zahl- und hilfreiche Hinweise zur Thematik Zeit. Unter Anderen die vielen Beispiele aus ihren ausführlichen Unterlagen der Vorträge "Ach du liebe Zeit" und "Zeitmanagement".

3. März, 2002
Ausschreibung einer Fachtagung "Alles eine Frage der Zeit".
Online seit März, 2002
Nachtrag vom 23. Januar, 2012: Spiegel Zeitfresservisualisierung. So verdaddeln Sie Ihre Arbeitszeit, Von Matthias Kaufmann:

Haben Sie wirklich den ganzen Vormittag mit E-Mails zugebracht? Und wie viel Arbeitszeit verplempern Sie auf Facebook? Finden Sie es heraus mit unserem neuen Online-Tool: dem Zeitfressermesser von KarriereSPIEGEL. Irgendwo muss dieses Biest sitzen, hinter dem Schreibtisch vielleicht. Ein Zeitfresser, der Minuten, Stunden und Tage einfach in sich hineinmampft: Knurps, knurps, schon ist der Vormittag vorbei. Und Sie haben nicht einmal alle E-Mails beantwortet. Eben kam halt noch der Anruf von... na ja, das hat schon etwas länger... und in der Abteilungsbesprechung vorhin haben Sie auch... Irgendwie muss immer erst noch was erledigt werden, bevor Sie zum wirklich Wichtigen vorstossen. Wie viel Zeit mag für diesen Tüdelkram draufgehen?








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